Achter de schermen bij een gastenverblijf in Italië

In het vorige blog heb ik het gehad over hoeveel vrijheid je nu echt hebt met een gastenverblijf en het belang van jouw individuele vrijheidsbeleving. Vandaag neem ik je mee achter de schermen bij een gastenverblijf in Italië. Naar het werk waar je in eerste instantie nooit zo bij stilstaat, maar wel cruciaal is voor de slagingskans van jouw gastenverblijf.

Wanneer je namelijk plannen hebt om een gastenverblijf te beginnen, een B&B, een appartementencomplex of camping moet je je realiseren dat je voor zulk werk eigenlijk van alle markten thuis moet zijn. Ik zeg wel eens gekscherend dat ik zowel de schoonmaakster ben als de was- en strijkvrouw, de marketeer, de financieel medewerker, de webdesigner en webmaster, fotograaf, secretaresse, tuinvrouw, schilder en zwembad girl! Welke rol ben ik nog vergeten eigenlijk?

De inkomsten van een gastenverblijf zijn namelijk niet van dien aard dat je voor al die werkzaamheden iemand kunt vragen om dat voor jou te doen. Alles wat je zelf doet is echt meegenomen.

Maar wat moet er dan allemaal gebeuren?

Een website bouwen

Toen wij begonnen met ons gastenverblijf in 1990 was het voldoende om regelmatig een advertentie te zetten in de krant. Mensen belden ons dan op om informatie aan te vragen en wij stuurden hen in de begintijd een brief met informatie en een foto. Later werd dat een gelikte folder, waar een van onze gasten die een marketingbureau heeft ons mee hielp. Weer later toen het internet opkwam, ben ik met een simpel HTML-boek ernaast onze allereerste website gaan maken. Ideaal! Zo konden mensen precies zien hoe het er hier uitziet en stuurden ze wel een mail als ze iets wilden weten of reserveren.

Roos achter de laptop om te laten zien wat er bij een gastenverblijf in Italië achter de schermen gebeurt

Jaren later toen ik vond dat die site echt niet meer kon, heb ik die vervangen door een modernere website. En dat is de website zoals die er op dit moment nog staat. Ik ben daar heel lang mee bezig geweest omdat ik echt niks snapte van WordPress en toen ie eindelijk af was dacht ik dat ik klaar was!
Maar toen begon het pas …

Zorgen dat er mensen op je website komen

Je wilt immers dat potentiële gasten je website ook daadwerkelijk gaan vinden. Ik was dus nog helemáál niet klaar met de website. Eigenlijk begon het toen pas!

Want als je wilt dat je website gevonden wordt in Google, zul je regelmatig nieuwe informatie moeten toevoegen aan je site én je moet hem steeds blijven optimaliseren door de juiste zoekwoorden op de juiste plekken te zetten.

Marketing

Alleen een website met de juiste zoekwoorden is niet genoeg om gevonden te worden en mensen hun vakantie bij ons te laten boeken. De meeste mensen boeken namelijk pas hun vakantie bij je als ze het idee hebben dat ze je al een beetje kennen en het vertrouwen hebben dat hun vakantie bij jou wel goed komt omdat ze een klik met je voelen.

Ik moest dus ook op andere manieren zichtbaar worden. En dat betekent dat ik energie ben gaan steken in de wereld van de Social Media, het schrijven van nieuwsbrieven en blogs en het opnemen van video’s.

Allemaal erg leuk om te doen, maar het kost flink wat tijd!

Het hele complex moet er altijd goed uitzien

Dit is natuurlijk een open deur en dat heb je zelf ook al bedacht. Wanneer hier gasten zijn moet alles piekfijn in orde zijn. De boerderij waar alle appartementen zich in bevinden, moet goed in de verf zitten. Zowel binnen in de appartementen als het buitenschilderwerk. Alles moet schoon zijn en alles moet functioneren. De hele inventaris moet altijd worden nagekeken, schoongemaakt en eventueel vervangen. Al het tuinmeubilair idem dito. De terrassen moeten regelmatig worden geveegd. De plantenbakken altijd met frisse planten gevuld, het gras in de tuin gemaaid en de borders met planten en struiken regelmatig gewied. De moestuin hetzelfde verhaal. Elke dag moet het zwembad worden schoongemaakt en de waterkwaliteit gecontroleerd. De grindpaden zoveel mogelijk onkruidvrij en de onverharde weg die naar Polmone leidt moet ook regelmatig worden onderhouden.

Financiën

Wij hebben direct toen we met de verhuur begonnen een zogenaamde commercialista (belastingadviseur) in de arm genomen die onze aangifte hier regelt. Best wel kostbaar, want wij zijn voor echt een eenvoudige administratie al € 1500 op jaarbasis kwijt. Maar het is een noodzakelijk kwaad, want het belastingsysteem is hier heel anders en doordat wij in het prille begin de taal nog niet machtig waren, was het helemaal een must.

Verder houden we beiden goed onze financiële situatie in de gaten omdat we elk jaar weer moeten zorgen voor een financiële buffer voor de stille periode plus dat er altijd wel iets kapot gaat dat moet worden vervangen.

Contact met de gasten

Mensen die Polmone nog niet kennen willen natuurlijk graag ervaringen van anderen horen, dus is het elk jaar weer erg belangrijk om aan alle gasten te vragen of ze een zogenaamde review zouden willen schrijven. Ik vind het persoonlijk altijd erg lastig om het te vragen, omdat je tegenwoordig wordt doodgegooid met vragen over je klanttevredenheid. Eerlijk gezegd schrijf ik die zelf dus bijna nooit. Maar goed, als je de reviews hebt ontvangen, is het wel zaak om ze op de website te zetten.

Elke maand stuur ik onze klanten ook een uitgebreide nieuwsbrief zodat ze op de hoogte blijven van ons, van Polmone en van de activiteiten in Umbrië. Bovendien geven we regelmatig tips in onze nieuwsbrief. Op onze nieuwsbrief krijgen we altijd veel reacties terug en zo blijven we op een leuke manier in contact met elkaar. En natuurlijk komen er direct of indirect (je vindbaarheid in Google) weer boekingen door.

Tenslotte sturen we al onze klanten die in de afgelopen 5 jaar op Polmone zijn geweest ook altijd een zelf ontworpen kerstkaart voorzien van een persoonlijk handgeschreven berichtje. Die traditie heb ik dit jaar en vorig jaar doorbroken door een gedrukte tekst op de achterzijde van de kaart te schrijven. Dat kwam omdat we graag iedereen op de hoogte wilden stellen van een aantal beslissingen rondom Polmone die ook gevolgen zouden hebben voor onze gasten. Het was in deze twee gevallen dus gewoon beter dat iedereen dezelfde informatie kreeg.

Onze ervaring is dat ook onze kerstkaart een heel belangrijke bijdrage levert aan onze jaarlijkse boekingen.

Op de hoogte blijven van de activiteiten in de regio en zorgen dat je de must sees kent

Ik ben eigenlijk altijd op zoek naar berichten over wat er waar te doen is of welke restaurants aan te bevelen zijn. En de stille tijd gebruiken we altijd om dorpen en steden hier in Umbrië te bezoeken zodat we onze gasten daar weer warm voor kunnen maken door middel van het schrijven van blogs, social media berichten of door video’s te plaatsen op ons Youtube kanaal.

Deze winter zijn onze uitstapjes echter flink beperkt omdat we maar tot 30 km buiten onze eigen gemeente mogen reizen vanwege de corona restricties. En eigenlijk is dat best wel leuk. Ik ben weer allerlei dingen over de pareltjes die hier vlakbij liggen gaan opzoeken. Ik heb er op Social Media en op ons blog over geschreven, nieuwe foto’s gemaakt. Kortom, de juweeltjes vlakbij Polmone hebben we weer herontdekt en ze zijn nog steeds de moeite waard om te bezoeken!

Laat je niet afschrikken

Als je het zo op een rijtje ziet staan wat er allemaal moet gebeuren om een gastenverblijf goed te laten draaien en voldoende boekingen te krijgen, is het best wel veel. Maar ik wil je op je hart drukken dat je je daar niet door moet laten afschrikken. Aken en Keulen zijn immers ook niet op één dag gebouwd!

Je hebt in dit verhaal immers ook gelezen dat al die klussen niet op hetzelfde moment hoeven te gebeuren. Het meeste werk kun je prima over het hele jaar uitsmeren. 
En het runnen van een gastenverblijf in Italië is wat ons betreft nog steeds het mooiste wat ons is overkomen! Wij zijn alle twee mensen die het liefst heel afwisselend werk doen en in ons werk hebben we al zoveel bijzondere mensen ontmoet! En hebben we al zoveel vrienden voor het leven gemaakt!

Volgende week vertel ik je waarom wij dan toch gaan stoppen en jij kunt kiezen voor een leven waar je blij van wordt. 

Wil je niet wachten tot volgende week en heb je nu al vragen? Neem gerust contact met me op.

Is dit verhaal niet op jou van toepassing, maar denk je wel dat iemand in jouw vriendenkring er iets aan kan hebben, deel dan dit bericht!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*